Mitarbeiterinformation – Aufzeichnung und Transkription von Online-Meetings
1. Zweck dieser Information
Diese Information dient der Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO im Zusammenhang mit der Nutzung von Online-Meeting-Tools (z. B. Microsoft Teams), bei denen Audio-/Videoaufzeichnungen und Transkriptionen eingesetzt werden können.
Sie stellt keine Einwilligung dar.
2. Art der Verarbeitung
Im Rahmen dienstlicher Online-Meetings können – im Einzelfall und nach vorheriger Ankündigung – folgende Verarbeitungen erfolgen:
- Aufzeichnung von Audio- und ggf. Videodaten
- automatische Transkription des gesprochenen Wortes
- Erstellung interner Zusammenfassungen zur Nachbereitung
- Metadaten (z. B. Name, Benutzerkennung, Zeitpunkt der Teilnahme)
Aufzeichnungen erfolgen nicht standardmäßig, sondern nur bei sachlichem Bedarf.
3. Zwecke der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:
- Dokumentation des Gesprächsverlaufs
- Nachbereitung und Absicherung von Arbeitsergebnissen
- interne Wissenssicherung und Zusammenarbeit
Eine Nutzung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, zur Überwachung oder zu disziplinarischen Zwecken findet nicht statt.
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die datenschutzrechtliche Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) bei berechtigtem organisatorischem Dokumentations- und Nachbereitungsinteresse.
Im Rahmen der Interessenabwägung wird berücksichtigt, dass die Verarbeitung der Dokumentation von Besprechungsergebnissen, der Sicherstellung einer effizienten Zusammenarbeit sowie der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen dient. Dem stehen die Interessen der betroffenen Personen am Schutz ihrer personenbezogenen Daten gegenüber.
Diese werden dadurch gewahrt, dass Aufzeichnungen und Transkriptionen nur anlassbezogen erfolgen, auf das erforderliche Maß beschränkt sind, nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle genutzt werden und nur einem eingeschränkten Personenkreis zugänglich sind.
Vor diesem Hintergrund überwiegen die berechtigten Interessen an der Verarbeitung.
5. Empfänger und Zugriff
Zugriff auf Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen haben ausschließlich:
- die Teilnehmenden des jeweiligen Meetings
- sowie berechtigte Personen innerhalb der Organisation, sofern dies zur Zweckerfüllung erforderlich ist
Eine Weitergabe an unbeteiligte Dritte erfolgt nicht.
6. Speicherdauer
Aufzeichnungen und Transkripte werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung entfällt, spätestens jedoch nach 60 Tagen, sofern keine sachlich begründete Notwendigkeit für eine längere Aufbewahrung besteht.
7. Einsatz von Dienstleistern
Die technische Durchführung erfolgt über Microsoft 365 / Microsoft Teams als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann dabei auch in Drittländern außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA, erfolgen. In diesen Fällen erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln.
8. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben – unter den gesetzlichen Voraussetzungen – insbesondere das Recht auf:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs werden Ihre Daten nicht weiterverarbeitet, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor, die Ihre Interessen überwiegen.
Anfragen können an die zuständige Datenschutzstelle gerichtet werden:
datenschutz@siriusfacilities.com
9. Verantwortlicher
Sirius Facilities GmbH
Eichhornstraße 3
10785 Berlin
datenschutz@siriusfacilities.com
10. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Die Teilnahme an Meetings mit aktivierter Aufzeichnung oder Transkription kann für die Durchführung bestimmter Arbeitsprozesse erforderlich sein. Sofern Sie nicht möchten, dass Ihre Daten in diesem Zusammenhang verarbeitet werden, haben Sie die Möglichkeit, dies vorab mitzuteilen oder – soweit möglich – nicht aktiv an entsprechenden Formaten teilzunehmen.